Olá! Tudo bem?
Hoje o assunto é sobre Contas a Pagar. Quem está iniciando em atividades ou até mesmo, esteja atrás de entender melhor o que fazer com papéis de relativos à compras, pagamentos, recolhimentos e cia, o conteúdo de hoje poderá ser útil.
De repente, você consegue um emprego como Auxiliar Administrativo ou de Escritório, ou ainda, resolve abrir um micronegócio. Então é inundado com uma avalanche de papéis. O que fazer com todos eles? Jogá-los no fundo da gaveta e esquecer que eles existem não é a solução, muito menos, deixá-los esquecidos dentro de alguma pasta ou agenda.
Antes de explicar a metodologia mais utilizada para Contas a Pagar, ainda que varie de organização para organização e de pessoa para pessoa, é preciso demonstrar o que é cada documento, a que natureza ele pertence, como tratá-lo e destiná-lo. Então, vamos lá?
Cupom Fiscal, era um tipo de nota semelhante à NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica impressa por máquina na hora da comercialização do produto). Por hábito de uso, acabamos chamando a NFC-e por Cupom Fiscal, porém, sua emissão via ECF (Emissor de Cupom Fiscal), foi totalmente substituída a partir de janeiro de 2018. Assim, essas notinhas amarelas que apagam, são Notas Fiscais Eletrônicas com emissão imediata pelo Emissor de Notas Fiscais Eletrônicas ( o aparelhinho que imprime na hora).
Nota Fiscal, é o documento comprobatório da aquisição do bem ou serviço sob as condições tributárias, quer sejam provenientes de circulação interna ao estado ou entre estados com restituição de ICMS. Quando há restituição de ICMS, gera-se o que é conhecido como Crédito Tributário de ICMS, qual poderá ser abatido pelo detendor, do ICMS a recolher. Dessa forma, a Nota Fiscal, seja ela eletrônica ou não, é documento essencial à circulação de mercadorias como também, para controle de entradas e saídas do estoque. Assim, tem um período de guarda e serve informações para a Escrituração Contábil que é OBRIGATÓRIA. Nela constam as informações da transação e como será feito o pagamento.
Boleto Bancário, é o documento no qual vêm registradas as informações necessárias para proceder a LIQUIDAÇÃO do débito gerado no ato da aquisição, tenha este ocorrido em qualquer momento anterior. A liquidação se dá a partir do pagamento do boleto, concluindo-se depois da compensação com o registro desse pagamento no emissor do documento. Portanto, no Brasil, o boleto pago pode ser requerido a qualquer momento com a finalidade de comprovação de pagamento por um período de até cinco anos a contar da data de sua emissão, devido à Prescrição Quinquenal de Dívidas, que limita esse prazo a cinco anos.
Quer saber mais sobre Prescrição Quinquenal?
Notas Avulsas ou Manuais: São Notas Fiscais Emitidas Manualmente, destacadas de talões numerados e com via de controle mantida no talão.
Recibos Manuais: Não possuem valor fiscal, são apenas comprobatórios de:
Orçamento e Prestação de Serviço ou Venda, porém, sem lançamentos de recolhimento tributário constantes nele. Podem, conforme contrato de serviço, serem somados para posterior emissão de nota e boleto contra o cliente para o qual se fornece os serviços ou materiais por período específico.
DANFE, é o documento Auxiliar da NFC-E. Nele, constam as informações necessárias para acessar os dados da Nota Fiscal qual está vinculado via site da Receita Federal usando a chave de acesso que nele vem impressa. Nesse documento aparecem todas as informações úteis que servem para nortear o lançamento da nota, bem como localizar os produtos e forma de pagamento.
Agora podemos falar sobre como montar um Contas a Pagar eficiente. ;)
Definições importantes: Quando se fala em CONTAS A PAGAR, estamos falando tanto de todas as contas em aberto dentro de um mês, quanto do volume de contas que serão pagas em determinado dia de vencimento. Assim, quando trata-se do Contas na data de vencimento, chama-se CONTAS DO DIA.
Observação Importante: Sempre que receber as Notas e Boletos, quer por envio físico ou por e-mail, certifique-se de alocá-los no local devido, ou juntá-los para fazer isso em momento certo, porém, diário. Não é recomendável acumular dias desse tipo de serviço.
1ª Organize suas notas fiscais por ordem crescente de data em uma pasta ou caixa arquivo;
2ª Organize seus boletos por ordem crescente de data numa pasta AZ como essa:
Quando não há boleto porque a informação de pagamento é transferência, "In Cash" (dinheiro vivo), depósito ou cheque, e essa informação veio na nota fiscal ou por e-mail, coloca-se na data que deverá ser paga essa obrigação uma cópia do documento que informa a transação.
3ª Preocupe-se com as pendências.
O que elas seriam? Boletos que ainda não chegaram, notas que ainda não foram registradas/lançadas no sistema e documentos carentes de correção.
4ª Objetive fechar seu contas (que ele esteja completo e sem pendências) três dias antes do vencimento, isso equivale a dizer que, diariamente olharás três datas: A seguinte, depois dela e a posterior. Exemplo: 10, 11 e 12/06 vistos em 07/06. Isso garante a revisão dos Contas até que estejam sem pendências no dia do vencimento.
5ª À proporção que se paga o Contas do Dia, todos aqueles documentos devem ser organizados por ordem crescente de data numa pasta ou caixa arquivo referente a todas as Contas Pagas dentro do mês, ou seja, que pertence àquela competência, bastando deitar um Contas sobre o outro conforme forem sendo pagos, até o último contas a fim de prepara-los para fechamento. Competência é o mês fiscal, dentro do qual se registram todos os fatos contábeis oriundos de transações que ocorreram dentro dele. Assim, tem-se competências do mês 01 ao mês 12, dentro de um ano fiscal. E o registro dessas ocorrências se dá pela data de origem do fato, que é o mesmo que dizer: Registra-se dentro da competência, paga-se conforme acordado.
Dessa forma, quando se envia as NOTAS FISCAIS para a CONTABILIDADE, quer seja essa terceirizada ou não, as informações devem pertencer à competência em questão.
6ª Fechar o Contas do Mês. Junta-se todos os Contas Diários em Ordem Crescente de Pagamento, e envia-se para o setor fiscal da empresa, ou para o fornecedor de serviços de contabilidade. Caso seja você quem faça esses lançamentos, atente-se para a forma e período de guarda de cada documento bem como a realização dos devidos lançamentos. Observo que apenas profissional capacitado e credenciado pode assinar seus registros contábeis, validando-os para fins legais. Esse profissional é o CONTADOR, e é insubstituível.
Hoje termino por aqui. Desejo que essas informações lhe seja útil de alguma maneira. O próximo assunto será Posturas Inadequadas no Ambiente de Trabalho.
Sugiro que assista o vídeo sobre esse assunto no canal da Oficina no YouTube para obter informações complementares.
Abraço, Gratidão e Até!
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