Arquivo: Coisas que Você Precisa Saber para Não Ficar Perdido

Olá, tudo bem?

O assunto hoje é Arquivo. Se você já vivenciou sua primeira experiência profissional no âmbito administrativo, teve a oportunidade de perceber quanto documento é gerado todos os dias. Esses documentos devem passar por um processo de arquivo. Há métodos e formas para trata-los, manejá-los e guarda-los. 

Contas, Notas Fiscais, Notificações... São tantos papéis que não dá para enfia-los numa gaveta e simplesmente esquecê-los. Para isso, é preciso compreender alguns detalhes necessários sobre como lidar com eles. É aí que entra a arquivologia. Observo que não é a função dessa postagem te tornar um perito em Arquivologia ou te preparar para concurso, mas apenas te transmitir algumas orientações básicas e necessárias.

Antes de resolver sair arquivando qualquer documento em qualquer lugar, é preciso pensar que cada assunto possui natureza própria, por exemplo:

Contas a Pagar;

Contas a Receber;

Tributos e Contribuições;

Contratos;

Cadastros;

Processos Judiciais... 

É uma gama de naturezas que precisam ser tratadas com algum critério.

Além disso, tem as questões de finalidade e prazo, ou seja, a que se destina aquele documento e por quanto tempo ele deverá ser guardado. Para solucionar essa questão, é preciso conhecer alguns critérios arquivísticos, a Tabela de Temporalidade, e algumas práticas comuns de arquivo. Então, vamos lá?

Como definir Arquivo:

Tanto podemos considerar que arquivo seja o documento em si, independente de que tipo de suporte (papel, pen drive, CD...) na qual a informação está registrada, quanto podemos considerar que, Arquivo é o local onde as informações estão guardadas de forma ordenada, categorizada, estruturada e cronologicamente distribuídas, na qual estão atendidas todas as condições necessárias de conservação. 

O que o diferencia de uma biblioteca é exatamente a quantidade de exemplares sob guarda referente a um mesmo volume. Ou seja, enquanto que em uma biblioteca pode haver mais de um exemplar de determinada obra sob guarda, num arquivo, mantém-se apenas um exemplar, que fora produzido unicamente ou com poucas cópias para atender necessidade específica. Sendo que, se o documento foi produzido em mais de uma via, por força da finalidade, o excesso é eliminado quando recolhido para a guarda definitiva, pois a função nesse ponto de decisão arquivística refere-se a documento com valor histórico, comprobatório ou informativo.

Assim, um arquivo pode ser classificado conforme gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma e formato.

Critério de Classificação:

A forma mais adequada de lidar com documentos é diferenciando-os no momento de arquivá-los e para isso é preciso compreender qual será o método de arquivamento a ser empregado. Os modos mais usados são: Alfabético, Numérico e Alfanumérico, porém há outros.

Alfabético: Você pode usar a ordenação alfabética que utilize o critério de uso rigoroso das letras que compõem o nome. Por exemplo: Abner da Silva Filgueiras vem antes de Abner da Silva Viriato. Observe que nesse exemplo, os nomes se diferenciaram no sobrenome. A mesma lógica vale para todos os casos. Por exemplo: Ana Júlia, Ana Maria, Carlos, Cimar, Hugie, Joana, João, Lorena...

Numérico: Nesse caso, pode-se adotar o princípio da ordenação simples, onde se considere o número do cadastro, matrícula, processo... ordenados crescente ou decrescentemente.

Alfanumérico: Os números podem funcionar como localizadores e as letras os especificadores, por exemplo.

Depois de analisar os documentos, verificar quais seus tipos, finalidades e etc, você deve optar em como irá organizá-los. Feito isso, iniciasse a construção do arquivo. Dependendo da necessidade de arquivamento, o arquivo pode ser pequeno ou até ser uma empresa especializada nessa função. Assim, o tamanho é proporcional à atividade e necessidade. Mas como identificar essa necessidade?

Cada tipo de documento precisa atender sua finalidade e prazo, lembra-se? Pois é. A finalidade está no porquê que ele existe e o prazo em por quanto tempo deverá ser guardado. E quem orienta esse prazo é a Tabela de Temporalidade.

Tabela de Temporalidade:

Segundo conceito do Arquivo Nacional, "A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente – , além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação. "

Ou seja, ela será definida conforme os conjuntos documentais produzidos pela organização e a necessidade de uso que os documentos possuem frente às suas finalidades. Assim, a Tabela de Temporalidade foca-se na guarda dos documentos ativos em primeira e segunda fase. Como assim?

Os documentos podem ser divididos em três idades ou fases, são elas:

Documentos de Primeira Idade / 1ª Fase: São documentos com alto nível de utilização. Ficam geralmente arquivados nos setores, por isso são considerados Setoriais. Depois que o seu fluxo de uso e consulta é reduzido, ele passa a ser considerado um Documento de Segunda Idade.

Documentos de Segunda Idade / 2ª Fase: São documentos com menor nível de utilização. Ficam geralmente arquivados em Setor de Arquivo, conhecido como Intermediário. Quando um arquivo de primeira idade é levado para o de segunda idade, diz-se que ele foi Transferido.

Documentos de 3ª Idade / 3ª Fase / também conhecidos como de Última Fase: São os documentos que já cumpriram suas finalidades e prazos. Não possuem mais valor que atenda seu objetivo. Assim, este passa a possuir o chamado Valor Secundário, que seria o histórico, probatório ou informativo. Quando um documento é classificado nessa fase, diz-se que o mesmo fora Recolhido.

Mas como saber os prazos?

Os prazos possuem orientação legal ou de uso. Por exemplo: 

- Contribuições previdenciárias, 97 anos;

- Contrato Social, para sempre;

- Relação de Faturamento Mensal, 60 meses...

Ou seja, conforme a análise dos documentos e suas necessidades, são os orientadores de uso e legais que definirão a obrigatoriedade de guarda dos documentos setoriais e intermediários. Para isso, é preciso averiguar essas informações no momento em que se compõe a Tabela de Temporalidade de sua organização, empresa, instituição ou até mesmo, a sua casa. Sim, nós, pessoas físicas também produzimos documentos que possuem prazo de guarda ou são definitivos, como por exemplo, as certidões de nascimento, casamento e óbito são de guarda permanente, mas o Comprovante de pagamento de determinado bem, não. 

E como posso guardar esses arquivos?

A conservação correta dos documentos é feita em Caixas Arquivo de papelão com PH neutro, devendo-se evitar o uso de Caixas Arquivo feitas em materiais plásticos porque não são as mais apropriadas. 

Já quando o objetivo é fazer uso de arquivo setorial, também é o volume de documentos que vai direcionar o tamanho da estrutura do arquivo. Abaixo algumas formas:

Normalmente Usado em Arquivo Setorial ou no Intermediário

 Usado como arquivo auxiliar de mesa no Setor de Uso e Guarda do Documento.

Bom para uso doméstico ou setorial

Quando se fala em arquivo definitivo ou Arquivo Morto, a estrutura geralmente muda para o uso das prateleiras. Observe exemplo abaixo:

Além disso, para guarda-los dentro desses arquivos físicos, é preciso usar outro personagem dessa história: A Pasta Suspensa:

Observe que você a identificará através desse visor que geralmente já vem junto com o quite da pasta. Ou, se necessário, poderá ser comprado avulso:

Dobra-se as peças individualmente ao meio e escreve-se na lapela de papel a identificação da pasta, ou imprime-se a etiqueta identificadora, que pode ser impressa em papel ofício mesmo. Na pasta suspensa, recomenda-se a identificação interna do conteúdo através de dados importantes tanto no verso da capa como da contracapa.

Para controlar o uso desses arquivos, retiradas e empréstimos, usa-se o Livro de Protocolo de Correpondências:

Nesse tipo de registro acima, há a identificação do retirante, do conteúdo retirado, do responsável pela cessão do documento, a data e observações, se necessárias.

Quanto à manipulação dos documentos, é preciso atentar para alguns detalhes que irão permitir a correta movimentação e manejo. Por exemplo: Mãos limpas, o cuidado quanto ao uso de maquiagens, não permitir alimentos no mesmo local de manejo, guarda-los em ambientes secos e iluminados... Isso significa que, deve-se estar bastante atento para não gerar marcas de dedos, esmaltes, batons, alimentos, óleos, cremes e etc no arquivo a fim de preservar sua integridade e aumentar a vida útil do documento, inclusive, evitar que tais marcas gerem fungos e estes prejudiquem tanto o documento comprometido quanto os demais. Veja abaixo um exemplo de manipulação comum em Arquivos de 3ª Idade:

Então é isso. Hoje fico por aqui. A próxima postagem devo trazer Contas a Pagar.

Obrigada, Gratidão e Até!