Como Escrever um E-mail Profissional e Outras Coisitas Mais

Olá! Tudo bem?

Hoje o assunto é sobre como escrever um e-mail profissional.

Quando se está ingressando no mercado de trabalho, principalmente para exercer serviços administrativos, é normal ter dúvidas que para muitos parecem básicas. Algumas delas residem em como se comunicar por e-mail no exercício de suas atividades. Aqui vale a observação: No trabalho não se usa e-mail pessoal, ok?

Para começar a entender esse assunto, é preciso compreender que o e-mail é uma comunicação formal, que visa garantir a disponibilidade e a segurança daquilo que se é comunicado bem como o histórico do desenrolar das ações envolvidas. Há três direcionamentos básicos aos quais a mensagem se destina:

_ Ao público externo. Exemplos: Clientes, parceiros, fornecedores, órgãos públicos, concorrentes, ações de recrutamento e seleção. 

_ Ao público interno, de comunicação esporádica. Exemplos: Funcionários recém contratados, comunicação pontual com algum setor ou pessoa cuja comunicação não é recorrente, envio de memorandos, informes e comunicados.

_ Ao público interno, de comunicação constante. Exemplos: Entre Setores e entre pessoas em todos os sentidos de comunicação (descendente, ascendente e horizontal).

Quando vamos nos comunicar com o público externo, precisamos prestar atenção a alguns detalhes importantes, basicamente notando com quem se fala. Observe as sugestões de estrutura:

Clientes, Recrutamento e Seleção:

Prezado (a) Sr(a) Fulano (a) de Tal

Mensagem clara, simples, objetiva e construída na ordem SVC (Sujeito, verbo e complemento – Forma direta). Deve-se evitar muitas intercalações explicativas (vírgulas, travessões e parêntesis) e excessos de pausas (vírgulas e ponto e vírgula), contendo as informações principais e referências de forma concisa.

Atenciosamente. Evite usar a forma abreviada. Basta anexar o “Atenciosamente” na assinatura de preenchimento automático, acompanhada de seu nome e forma de contato, deixando-o em destaque. Será suficiente. Normalmente, as empresas possuem sua forma própria de assinatura própria.

Parceiros, Fornecedores e Concorrentes:

A/C Sr. (a) Nome da Pessoa de Contato. 

Obs.: A/C significa “Aos Cuidados de”. Exemplo:  A/C Sra. Joyce Egly Souza de Almeida.

Saudação (Bom dia, Boa Tarde ou Boa Noite)

Mensagem clara, simples, objetiva e construída na ordem SVC (Sujeito, verbo e complemento – Forma direta). Deve-se evitar muitas intercalações explicativas (vírgulas, travessões e parêntesis) e excessos de pausas (vírgulas e ponto e vírgula), acompanhada da informação daquilo que se espera ou o posicionamento sobre o assunto abordado.

Atenciosamente. Evite usar a forma abreviada. Basta anexar o “Atenciosamente” na assinatura de preenchimento automático, deixando-o em destaque. Será suficiente.

Órgãos Públicos:

A estrutura poderá ser a mesma dos dois casos acima, com “Prezado(a) ou Ilustríssimo(a), Sr (a) Fulano (a) de Tal em lugar da saudação ou Ao Setor Tal, ou ainda, Ao Sr(a) Diretor-Geral do Nome do Órgão, porém, se a comunicação é feita com servidor específico que está tratando do motivo do contato, algumas formalidades precisam ser observadas, neste caso, se responde a ofício: 

Responda no mesmo formato do documento (impresso ou em pdf anexo ao e-mail, se for o caso), contendo as mesmas características como marca d’água (da sua empresa), disposição do texto, o número do Ofício qual está sendo respondido (importantíssimo) e o nome de quem estará dirigido o documento, ou sua função, ou setor e órgão ao qual este pertence. Quando se tratar de “autoridade”, é preciso observar o tipo de pronome de tratamento adequado. Se tiver dúvidas, consulte o manual de Redação Oficial vigente no link: http://www4.planalto.gov.br/centrodeestudos/assuntos/manual-de-redacao-da-presidencia-da-republica/manual-de-redacao.pdf

Quanto ao público interno, temos:

Comunicações esporádicas: São as pontuais e ocorrem por motivo específico, porém, não habitual. Por exemplo: Quando alguém está participando de um processo seletivo, receberá e-mails informando a cerca das etapas. Esse tipo de e-mail até pode compor a rotina da empresa, porém, o contato do setor com o candidato será durante esse período, e depois, somente quando necessário. Diferente se considerarmos a relação entre os setores de Compras e Financeiro, ou entre diretorias, chefias e entre treinamento e seleção, ou ainda entre Vendas e Logística, Estoque e Compras, setores cujas comunicações ocorrem com maior frequência.

Dessa forma, quando a comunicação é pontual, a formalidade é um traço presente. Principalmente quando se trata do primeiro contato referente ao assunto abordado. A partir do segundo contato em diante, vai depender do perfil da organização. Se for uma organização mais formal, é comum refletir esse traço sobre a forma e o modo de se comunicar, trazendo para o e-mail esse tipo comunicação. Se for uma organização mais moderna, é comum a contra resposta dar continuidade ao assunto de modo mais acolhedor. Aí vai depender de seu discernimento, do teor do assunto e dos costumes culturais presentes no histórico de contatos similares.

Já para as comunicações constantes intraorganizacionais, entre setores e pessoas, somente o primeiro e-mail enviado no dia costuma-se usar saudações. Imagine que você tenha que enviar dez e-mails sobre o mesmo assunto ou sobre assuntos diferentes para a mesma pessoa e setor, e acabasse cumprimentando em todos: Qual a sensação? Grupo de whatsapp da família? Kkkkk Isso mesmo. Por isso, basta saudar seu colega ou o setor no primeiro e-mail enviado no dia, nos demais, seja objetivo no que e o que deseja comunicar. Será suficiente e os coleguinhas agradecem. 😊

Espero que esse conteúdo tenha te ajudado. 

Desejo-te todo sucesso e felicidade possível.

Forte abraço, gratidão e até!